Reklama dynamiczna

środa, 23 lipca 2014

Word - Automatyczne kopiowanie wprowadzonej zawartości do innych miejsc w dokumencie

Celem jest uzyskanie sytuacji kiedy wprowadzamy np. imię i nazwisko w pole tekstowe na początku dokumentu i chcemy, aby to imię i nazwisko automagicznie pojawiło się w wybranych przez nas miejscach w dokumencie.
Zasadę działania tego rozwiązania można prześledzić w poście Druk polecenia przelewu, gdzie zrobiłem druczek przelewu składający się z 4 bloczków. Wypełnienie pól w jednym bloczku powoduje pojawienie się wprowadzonej treści w pozostałych.
W tym celu nie wykorzystamy tradycyjnych pól tekstowych dostępnych na zakładce Deweloper w grupie Formanty. Ich właściwość nie pozwala na kopiowanie zawartości między sobą. Tutaj należy wykorzystać pewną sztuczkę, czyli zmienić funkcję właściwości dokumentu dostosowując ją do własnych potrzeb.
Właściwości dokumentu dostępne są na zakładce Wstawianie, grupa Tekst menu Szybkie części.

Właściwości dokumentu w Wordzie 2010
1. Właściwości dokumentu w Wordzie 2010
Wybranie właściwości powoduje wstawienie w dokumencie np.:
  • Adresu firmy,
  • Autora,
  • Daty opublikowania,
  • itd. 
Co kryje się pod tymi właściwościami (dla nas lepiej, żeby były puste) możemy sprawdzić poprzez wstawienie danego pola do dokumentu, lub w menu Plik -> Informacje -> Właściwości. Tutaj wybieramy Pokaż panel dokumentu lub Właściwości zaawansowane, gdzie następnie przechodzimy do zakładki Podsumowanie.

Wybranie Panelu dokumentu lub Właściwości zaawansowanych
2. Wybranie Panelu dokumentu lub Właściwości zaawansowanych
3. Zakładka Podsumowanie we Właściwościach zaawansowanych
Widać, że jeśli wybierzemy wstawienie Właściwości dokumentu nazwanej Autor, Word wstawi nam tekst "ble ble ble" - bo taki został ustawiony autor dla tego dokumentu.  Podobnie jeżeli wybierzemy wstawienie właściwości Firma, uzyskamy "Szpiedzy z krainy deszcowców". Jeżeli mamy taką możliwość to wyczyśćmy wszystkie pola, lub zapamiętajmy te które nie mają przypisanych właściwości.

Teraz kiedy wiemy już co to są właściwości dokumentu oraz gdzie ustawia się ich wartości możemy je wykorzystać do własnych potrzeb, a w szczególności do kopiowania dowolnej zawartości między nimi.
W tym celu należy wejść ponownie we Właściwości dokumentu znajdujące się na zakładce Wstawianie, grupa Tekst i tam z menu Szybkie części i wybrać wartość (jak na zdjęciu nr 1), która była pusta.

Ja wybrałem właściwość Słowa kluczowe i wstawiłem ją w dwóch miejscach.

Wstawienie właściwości Słowa kluczowe
4. Wstawienie właściwości Słowa kluczowe
To w zasadzie wystarczy. Jeżeli wpiszemy imię i nazwisko w pierwsze pole [Słowa kluczowe], to podane dane pojawią się automagicznie w każdym innym polu [Słowa kluczowe]. 
Tak, tak. Tyle "ściemy" na początku po to tylko, aby wstawić odpowiednie pole ;)

Podsumowując.

Rzecz sprowadza się do wstawienia pustej właściwości w wybrane miejsca. Jeżeli potrzebujemy więcej pól, które będą się automatyczne kopiować wystarczy wykorzystać pozostałe wolne właściwości dokumentu.
Co jednak zrobić, aby zamiast [Słowa kluczowe] wyświetlał się nam ładny napis [Imię i nazwisko] lub dowolny inny?
Zaznaczamy pole właściwości i przechodzimy na zakładkę Deweloper. Tam korzystamy z pól Tryb projektowania i Właściwości. Umożliwiają one zmianę wyświetlanego tekstu w polu właściwości (jak na poniższym zdjęciu).

Zmiana wyświetlanego tekstu pola właściwości
5. Zmiana wyświetlanego tekstu pola właściwości
W ten właśnie sposób możemy wykorzystać pola właściwości dokumentu do kopiowania raz wprowadzonych wartości. Nie każdy potrzebuje tego typu funkcji, ale czasami może ona zaoszczędzić wiele czasu.

Poniżej opisywane funkcje w praktyce.


Jeżeli ktoś zna lepszy sposób na osiągnięcie powyższego celu, proszę pisać w komentarzach, lub bezpośrednio do mnie przez formularz z prawej strony.
Jakiś czas temu, jeden z czytelników podesłał mi link do aplikacji Word Content Control Toolkit. Z tego co wyczytałem to można dzięki niej realizować wyżej opisywane rzeczy. Niestety z braku czasu nie mogłem tego sprawdzić. Jeżeli Wy to zrobicie, to proszę podzielcie się w komentarzach informacją na ten temat.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz

Bardzo proszę o zachowanie netykiety.

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...